＜なぜその会議は終わらないのか＞会議進行者が気をつける3つのポイント

どうもこんにちは、りっぱぱです。

会議会議会議、嫌になりますね。私はもう嫌になっています。

日本企業に務める多くの方が同じ悩みを抱えているのではないでしょうか？

長い割に何を話しているかわからないとか、いっぱい話したけど何も決まらないとか、あれこれ前も話してない？とか色々ありますね。

僕は平気で時間延長する打ち合わせ・会議が大嫌いです。

そこでふと「なんで会議時間はよくオーバーするのか」と立ち止まって考えてみることにしました。

オーバーする理由①会議以外に仕事がない

これ、結構ネタっぽく聞こえるかもしれませんが、実は中途半端なマネジメント層に多かったりします。

自分で何かを作る業務はなくて、部下から報告を受けて、受けた報告をそのまま上に流す。部下や周囲にアドバイスをする。というのがメイン担っているマネジメント層は、実は会議が大好きです。「会議多くて嫌になるよなー」とか「今日も会議かぁ」とか残念そうにはしつつ、自分の組織内でのアイデンティティを守るために会議が必須になっていたりします。

これのやっかいなのは、本人の責任というより、組織風土や人事制度と密接に絡まっている点です。本当に本人には悪気がなく、「仕事上どうしても必要」という気持ちで会議を設定し、そして重要だからと思うからこそ平気で時間オーバーをします。

でも悲しいかな、こういった中途半端なマネジメント層の満足度の高い会議は、部下からは非常に不人気（なんのための会議なのかわからず生産的でないため）です。でも、もっと悲しいことに、このマネジメント層よりさらに上の階層にいるマネージャーたちは一番下の階層、いわゆる平社員が参加する会議に滅多に直接参加しないので、状況把握が全くできていなかったりします。なかなか根深い理由です。

オーバーする理由②まとめる人がいない

いやいや会議進行ぐらいいるよとか、ファシリテーター設定するよ！という方も多いかもしれません。でもよく考えてみてください、その司会進行者はただ、「今日の議題はこれです。では担当の〇〇さんお願いします」と促すだけになっていませんか？

本来の意味のファシリテーターは会議を回す人であって、ただ議題を紹介するだけの人ではありません。あとタイムキーパーも「今◯分超過しています」と伝えるだけじゃなく、時間が守れるよう話を切ったりする人です。

結構この基本的な役割分担、というか役割の明確化ができておらず、進行担当者が議題の変わり目しか話さないなんてことがよくあります。でも、進行担当者はまさか自分が求められる役割を果たせていないなんて全く感じていません。なぜなら、多くの場合、参加する人も進行担当者にそこまで期待していないからです。

オーバーする理由③議論の優先順位がめっちゃくちゃ

そもそも会議をする目的として「何かを決めるか場なのか」「ブレストする場なのか」「共有する場なのか」「確認する場なのか」を明確にする必要があります。

その上で、会議の中で時間を取るべきなのは、決めることと、ブレストをすることです。共有・確認はメールでほぼ済みます。ブレストに関しても、ビジネスチャットツールが導入されているなら、かなりの部分をツールを使うことで事前に行うことができます。

決めることが大事と書いたのは、日本の場合、多くの組織で合意形成をもとにした意思決定が重要視されるからです。これも生産性が落ちる要因かなと思ったリハするのですが、こればっかりは文化なので仕方がないです。決定内容以上にプロセスが大事という文化です。

ですので、何かを決めるために会議を設けるのは、日本の中では至極まっとうな理由で、僕もこれをひていすることはしません。

でも、よくあるのが、「それ決めるの来週で良いよね？」みたいな議題を会議があるからついでに投げるというものです。

ついでに投げられると、みんな真面目なので議論をするのですが、何をどうやって決めればいいのか、判断すべき情報が不足しすぎて議論が拡散します。その結果「しっかり議論できてよかったです。また来週議論しましょう」となって、結局次の週に同じ議題で同じような議論を繰り返すことになります。

書き出したら他にもたくさん理由がでてくるのですが、一旦ここまでにしますね。別記事かけるわ。

さて、会議が終わらない、伸びる理由を見てきましたが、ではどうやったら時間通りに生産的な会議ができるのかを見ていきます。

＜生産的な会議のために＞

ファシリテーターを決める

まずなによりも本当の意味でのファシリテーターを決めてください。時間管理をし、議論を促し深め、新たな観点を投げ、最終的には合意形成に導く。そんなスキルが求められます。もちろんいきなりパーフェクトになんてできないです。

でも、それぐらいの責任・役割なんだということを理解している方をファシリテーターに抜擢するのが大事です。周りにいないなら、残念ながら自分がするしかありません。（僕自身への戒めです・・・）

ちなみに、このファシリテーターを先程書いた「中途半端なマネジメント層」が担当すると信じられないくらい会議が盛り上がらないので、絶対に避けてさい。

ファシリテーターが気をつけるポイント

①適切な人に発言を促す

上でかけなかったですが、会議が長くつまらないものになる理由の一つに、話したい人が延々持論を述べる（のに生産的でない）というのがあります。みんながみんな積極的に会議で発言するわけではないですね。一方で、一部めちゃくちゃ話す人がいます。やっかいなのは、この話す人が特段その議題に深い理解や経験があるわけではないケースです。いや、経験があっても的はずれなことを延々と話すケースもあります。

これをさけるために、ファシリテーターは各議題のキーパーソンを事前に決めておき、その人が中心議論が進むよう、質問や議論すべき項目を考えて起きましょう。

キーパーソンは決めたものの、「〇〇さんどう思います？」だとシャイなキーパーソンは「いいと思います」しか言ってくれないので、質問は具体的に。よくあるオープンクエションがいいか、クローズドクエッションがいいかの議論については、相手による部分が大きいので、相手がもしおしゃべりでなければ最初はクローズドクエッションで、話す雰囲気づくりを優先するといいかもしれません。

②あえて発言を繰り返す

人間誰しも自分が話しているときは一生懸命ですが、人の話は大半の人が聞き流しています。これは会議中も一緒です。どれだけ自分が熱弁しても、多くの人はお昼何食べようかとか、今日の巨人のスタメンとか、午後の株価とか、秋物のワンピースとか、そんなことばっかり考えています。

これは仕方がないことです。みんな一生懸命に人の話を聞くようになる魔法はありません。ならば、繰り返すしかないのです。もちろん、同じことを何回も何回も言ったって、聞いている側はうんざりするだけです。ファシリテータは、発言者が話し終わったら「〇〇さんの意見はーーということですね」とか「☓☓という点で不安があるということですね」　など、発言の要旨を確認しましょう。そうすると、あまり熱心に聞いていなかった参加者の理解も多少深まりますし、何より発言者の肯定感というか承認欲求というか、「話してよかった感」が高まります。

これは結構大事で、この「話してよかった感」が高まる会議運営ができると、シャイな人が多い職場でも自然発生的に会議での発言が出るようになってきます。

また、要旨を繰り返すことで、議論がループすることは避けられますし、物事を決めるときの判断材料が明確になりますし、議事録なんかもとりやすくなるなど、いいことばっかりです。

③決めるように促す

ファシリテーターは会の進行はするものの、議題に対してなにか決断をする立場にはないことが多いです。この場合気をつけないと、すごく良い会議運営ができていても最後のところで、結局何を決めるのか、誰が決めるのかがわからず、着地点が徐々に見えなくなってきます。着地点が見えなくなると不思議なもので途端に議論が横道にそれたり、今までの議論をひっくり返すかのようなむちゃくちゃな意見に飛びつく人がいたりします。

なので、大事なことは議題の意思決定者に決断を促すことです。ただし、これその場で急にされると、「なんでそんなことお前に振られなあかんねん！言われんでも決めるワイ！！」と不快に思われる方もいるので、事前に「会議のこの議題は〇〇課長に落とし所を決めていただきたいと思っています。助け舟を出してくださいね。お願いします！」みたいな根回しが必要です。（めんどくせーなぁ）

この意思決定者がポンコツでなければ、今ままでの議論の中で、キーパーソンの発言を始め、発言者の要旨が整理されているので、何らかの意思決定がされる可能性が高くなります。

ただ、もしも意思決定者が優柔不断でその場で決断が出そうでない場合は、議論を打ち切ってください。そのうえで「今日の議論をもとに、〇〇さんーーさんと相談して最終決定をします。」という終わり方ができればベストです。会議の中で一通り議論が出尽くしたという達成感があれば、会議の生産性は担保されます。（このあとの意思決定それ自体が全く意味不明なものになることもよくあるのですが、それは会議進行とは全く別の組織の問題です・・・）

ポイントは、意思決定がされないからと言って、「また次の会議で」としないことです。はっきり言って、会議で決断できない意思決定者には何らかの理由があります。自分の上長に確認しないといけないなら、会議で話しても仕方ないですし、ただ優柔不断なら、それも会議で話しても仕方がないです。具体的になにか懸念点や情報不足がある場合のみ、それを明確にし誰がその情報を収集をするのかさえ決めてしまえばいいのです。この場合も「ーーさんが〇〇を調べるということが決まった」という生産的な側面はあります。

いかがだったでしょうか。

こんなに書いたのですが、書いたきっかけが今日の自分の会社の会議が非常に時間オーバーしたためイライラが募って記事にしてしまいました。

自分自身もそうですが、少しでも誰かの役に立っていれば幸いです。